Lotgevallen van een wedstrijdleiding
De voorbereiding
Zaterdag 17 juli vonden de maandbeker wedstrijden van de categorieën B en C plaats.
Zoals gebruikelijk wordt de indeling op woensdag voorafgaand gemaakt. Ik app Casper, ‘ik doe het wel alleen Casper’, immers, een fluitje van een cent, met ‘twee vingers in de neus’.
Wanneer ik die woensdagmiddag in Welderen ben, bedenk ik bij mijzelf, laat ik het hier maar meteen doen i.p.v. thuis. 10 minuten later, indeling gemaakt. Iedere flight zoveel mogelijk één dame, handicaps binnen een flight niet te veel uit een lopend, handicarts goed verdeeld, meerijders dicht bij elkaar, niet dezelfde personen van voorgaande maand weer bij elkaar in een flight, etc. Aansluitend de C- categorie indelen, starttijden op elkaar afstemmen en voor de zekerheid maar een extra lege flight voor aanvang van de wedstrijd inplannen. Klaar en afsluiten maar!
Dan zegt een stem naast mij: ‘heb je de zes beste kanshebbers op de masterplaats wel achteraan geplaatst?’ Hoe zo, wie, wat, waarom, vraag ik? ‘Dat is onlangs in de app-groep van de WeCo geplaatst’, luidt het antwoord. Nu moet je weten, er wordt van alles in die app-groep geplaatst. En ik geef toe, niet alles daarin verdient en heeft dan ook mijn onverdeelde aandacht. Inderdaad, na enig scrollen tref ik ergens een opmerking hierover aan.
Dus de indeling maar ‘even’ aanpassen. De zes grootste kanshebbers opgesnord, spelers verplaatsen, opnieuw controle. En, hopla, alweer gebeurt!
Binnen komend telefoontje: ‘ik zie dat de eerste flight 8 minuten te vroeg start. Dat geeft mogelijk conflicten met een zomercompetitie wedstrijd die voor de maandbeker uit gaat’. Hm… blijkbaar heeft het systeem de extra lege flight eruit geknikkerd. Oei, nu moeten de starttijden van alle lege flights handmatig worden aangepast. Daarin voorziet het systeem blijkbaar niet. En dàt kost wat meer tijd. Maar ook dit is na het nodige nijvere typ werk enige tijd later aangepast. Nu nog even een voorlopige startlijst naar de deelnemers mailen en dan naar huis. Nèt de portier van de auto geopend, opnieuw de telefoon: ‘ik zie dat mijn partner als laatste start, wij rijden samen. Ik wil dus ook graag laat starten, wij rijden immers samen’. Oef, terug naar het clubhuis. Opnieuw inloggen in het systeem, speler verplaatsen, een nieuwe voorlopige startlijst versturen (dit wordt gedaan omdat deelnemers graag zo vroeg mogelijk weten hoe laat zij moeten starten).
Nu naar huis. Bij de uitgang van het clubhuis, o jee, weer de telefoon. Nu een SMS bericht. ‘Ik moet mij helaas afmelden, excuses, x’. Terug maar weer, kijken welke impact dit heeft. Speler uit de indeling verwijderd. Hm, dit wordt een flight van twee, herindelen wordt lastig rekening houdend met alle geldende randvoorwaarden. En, nogmaals een aangepaste startlijst verstuurd. Aantekening: ‘dit was de laatste voorlopige versie, anders wordt het echt een chaos’, bedenk ik mij.
Donderdag: kijk! Een mailtje: “Beste wedstrijdleiding, ik moet mij helaas afmelden, y”. Indeling aangepast. Hm, flight van twee midden in de wedstrijd. Niet zo handig.
Vrijdag: een berichtje: “ik (w) had bij Casper aangegeven dat ik vroeg wilde starten’. Hup, indeling maar weer aangepast. Maar ja, nu alweer een flight van twee (kanshebbers op de masterplaats) achteraan.
De wedstrijddag
Zaterdagochtend, 8:20: even naar de wc en dan naar Welderen, startlijsten uitdraaien. In de auto gestapt. Oei, dat voelt niet goed, nog even naar de wc, en dan nog eens… Casper geappt, ‘het wordt wat later Casper, start jij alvast?’. Enige tijd later, ‘ik ben ook wat verlaat’. Dan toch maar met rommelde darmen in de auto gestapt. Welderen: de eerste flights zijn net weg, startlijsten uitgedraaid, pin-automaat in gereedheid en achter de tafel. Casper inmiddels ook gearriveerd. Casper: “Ik heb nog een afzegging”. Tja, de startlijst is nu definitief, niets meer aan te doen. En dan tijdens de wedstrijd, nog eens twee uitvallers. Het totaal aantal flights van twee personen is hiermee inmiddels op acht uitgekomen.
Het gaat inmiddels wat beter met mij. Nadat iedereen de baan in is, maar eens een rondje rijden. Hm… die eerste flight (van twee) gaat wel èrg snel, drie holes tussen de volgende. De daarop volgende flights sluiten redelijk goed aan. Dan een gat van twee holes tussen een flight van twee en een flight van drie. Dat zie je dus wel vaker. Hierna volgen wat mopperende flights van drie spelers maar sluiten onderling wel allemaal goed aan. En in de staart, voor 4 flights van twee spelers (door uitval) is het wachten geblazen. Maar het weer is prachtig, een verkoelend windje en bovendien geen last van dreigend water dat tegen de dijken aan staat, dus wáár praten we over?
Helaas, dáár denken binnenkomende spelers echter wel anders over. De laatste flight had last van opdringerige niet-deelnemers aan de wedstrijd. Anderen vonden de flight indeling voor verbetering vatbaar (under-statement). Weer anderen vonden ‘vier-uur-en-drie-kwartier’ véél te lang! Waarom niet de lage handicapers vooraan?
Uiteraard ging de wedstrijdleiding met betreffende spelers het gesprek aan. Enige uitleg geven, luisterend oor bieden, kijken wat wellicht anders kan zodat het de volgende keer wellicht beter gaat.
Zelf ben ik met een vraag blijven zitten, ja, er kunnen gaten ontstaan tussen flights van twee en drie personen. Kleinere flights gaan doorgaans sneller. En ja, flights van twee lopen eerder vast tegens voorgaande flights van drie deelnemers. Maar, een wedstrijd met veel flights van twee personen zou doorgaans korter moeten duren dan een wedstrijd met alleen maar flights van drie personen. En ja, het liefst plan je alle flights van twee personen geheel vooraan. In de oorspronkelijk indeling waren er slechts twee flights van twee personen. Waarom duurde het dus zolang? Of, duurde het wel zo lang. De laatste spelers op de maandagwedstrijd komen vaak ook vast pas na 4,5 tot5 uur binnen..
Na de prijsuitreiking, waarbij niet alleen de winnaar niet meer aanwezig was, slechts een zestal personen nog wel, dacht ik bij mijzelf: ‘mij wilde dat ik jullie was’.
Gelukkig mocht ik de volgende dag zelf spelen, en zelfs in de eerste flight. Goed geregeld!
Nawoord
Ja, als wedstrijdleiding moet je altijd streven om het de volgende keer beter te doen dan voorgaande keer. Te observeren, te luisteren, na te denken en verbeteringen aan te brengen waar mogelijk. Maar zo valt uit voorgaand betoog op te merken, er zullen altijd onvoorziene gebeurtenissen plaatsvinden, afhankelijk zijn van zowel (niet)deelnemers als wedstrijdleiding zelf. Helaas komt perfectie ook niet alleen bij het golfspel maar ook bij de organisatie van golfwedstrijden zelden voor.
(NB Op verzoek van alle betrokkenen zijn niet hun èchte namen gebruikt..)
Baaninrichting en handicap